Managers : comment ne pas se laisser déborder ?

L’organisation, ça s’apprend ! Hervé Coudière, consultant, donne sa méthode pour maîtriser le temps.

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 Gérer son temps, c’est savoir donner des priorités en fonction de l’importance des tâches et des missions.
Gérer son temps, c’est savoir donner des priorités en fonction de l’importance des tâches et des missions. IStock/PeopleImages

Christelle fait bien son travail, aide les collègues et redemande des missions. Cela paye. Son chef la promeut manageuse. Dès lors, les journées deviennent trop courtes pour tout faire.

Elle dort moins, gobe un sandwich devant son ordinateur à l'heure du déjeuner pour ne pas s'arrêter, mais rien n'y fait : le temps file. « Tu n'es pas bien organisée ! », lui reproche alors son patron, qui l'envoie en formation à la gestion du temps…

En 20 ans, Hervé Coudière consultant, coach et formateur, a rencontré des Christelle à la pelle. Il aide les managers et professionnels débordés à mieux gérer leur temps. Ses conseils, il les a rassemblés dans un ouvrage paru en octobre dernier aux éditions Gereso ( « Gestion du temps pour managers et professionnels débordés », éd. Gereso, 242 pages, 23 euros ). En voici quelques-uns pour mieux organiser son agenda de la semaine.

1. Se recentrer sur l'essentiel

« Arrêtez de vouloir tout faire, car bien gérer son temps, c'est bien faire ce qui est important », intime l'auteur. Yannis, ingénieur consultant chez un équipementier aéronautique, a eu le droit à cette recommandation quand il a assisté à la formation d'Hervé Coudière.

Il s'épuisait 11 heures par jour au travail, sans trouver le temps de faire le cœur de son métier. « Je suis toujours pris ailleurs, en réunion notamment », soutenait-il.

« Qu'est-ce qui est vraiment important dans ton activité ? », lui demande alors le consultant. « M'assurer que ce qui a été conçu par les équipes de Recherche et Développement est convenablement fabriqué. Pour ce faire, je devrais analyser les spécifications formulées par la R&D, mais je n'ai jamais le temps ! Cela devrait me prendre 4 heures par semaine… »

Hervé Coudière lui conseille alors de commencer par se réserver, dans son agenda, un créneau de 4 heures pour cette tâche essentielle… ce qui en élimine forcément d'autres, subalternes.

2. Ne pas s'éparpiller

Quand Hervé Coudière était chef de projet, une personne de la comptabilité passait plusieurs fois par semaine pour lui faire signer les factures des fournisseurs.

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Il a décidé de se réserver un créneau de 2 heures tous les vendredis pour se consacrer à cette tâche en une fois. Résultat : après trois vendredis, tout le retard était rattrapé.

3. Se réserver du temps pour les imprévus

« On passe en moyenne 1 h 30 par jour à gérer des urgences, des problèmes qui surgissent de nulle part. Il faut donc se préserver, dans son agenda, une à deux heures libres chaque jour pour traiter les imprévus », conseille l'auteur.